Vorbereitung von Outsourcingvorhaben
In der Vorbereitung müssen die Ausschreibungsunterlagen erstellt und die Voraussetzungen für die Bewertung der späteren Angebote geschaffen werden.
Es muss insbesondere geklärt werden:
- Welche Services sollen mit welchen Leistungen ausgelagert werden?
- Wie hoch sind aktuell die Kosten für diese Services?
- Was ist generell die Motivation für das Outsourcing (Kosten, Expansion, Qualität, ..)?
- Nach welchen Kriterien sollen die Angebote bewertet werden?
- Welche generellen Anforderungen werden an den Provider gestellt?
Ergebnisse
Mögliche Ergebnisse dieser Phase sind:
- Sourcing Strategie
- Service Katalog / Leistungsbeschreibung
- Aktuelle IT Kosten (je Service und Kostenart)
- Anbieterliste (Long List)
- Bewertungsmatrix
- Preisblatt
In diese Phase übernehmen wir bei Bedarf das Projektmanagement und arbeiten aktiv in den einzelnen Arbeitspaketen.
Begleitung im Ausschreibungsverfahren
Kommunikation mit den Anbietern
Wir übernehmen auf Wunsch die Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen an die Anbieter und die Beantwortung auftretender Fragen.
Bewertung
Die Bewertung der Angebote erfolgt in separaten Bewertungsbögen, die in einem Template zur Bewertung zusammengefasst und gewichtet werden.
Hierdurch wird sichergestellt, dass eine möglichst objektive Bewertung gegeben ist. Die Bewertungsbögen können gemeinsam im Team oder durch mehrere Bewerter unabhängig ausgefüllt werden.
Am Ende der Bewertung wird die Anzahl der Bieter reduziert und mit den verbleibenden Bietern eine Due Diligence / Verhandlung durchgeführt.
Due Diligence / Verhandlung
In der Due Diligence werden die verbleibenden Anbieter (in der Regel 2-3) sorgfältig überprüft.
In dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse angestrebt.
- Verhandlung eines Vertrages mit den verbleibenden Anbietern
- Spezifizierung der Leistungen (Betrieb und Transition) und der Zielarchitektur (Zielumgebung)
- Vergütung
- Festlegung von Bonus- Malus Regelungen
- Migrationskonzept
- Konkretisierung des Business Case
- Finale Entscheidung für einen Anbieter
Aus dem Business Case muss sich ergeben, ob die mit dem Outsourcing angestrebten Kosteneinsparungen realisiert werden können.
Neben dem Vergleich der aktuellen zu den künftigen Kosten erfolgt auch ein Benchmark mit den am Markt üblichen Preisen.
Transition
In der Transition erfolgen die Umsetzung der Verträge und die Vorbereitungen auf die Übernahme des produktiven Betriebs der vereinbarten Leistungen. Bei größeren Auslagerungen kann diese Phase mehrere Monate bis zu einem Jahr dauern.
Unterstützung im Betriebsanlauf
In den ersten Monaten (Einschwingphase) müssen alle Beteiligten mit den neuen Services und Abläufen vertraut werden. Dies gilt für den Servicenehmer genauso wie für den Servicegeber.
Eine Unterstützung durch Projektmitarbeiter aus der Transition hat sich hier in der Praxis bewährt, da diese im Detail mit dem Service-Konzept vertraut sind und sowohl den Servicenehmer und den Servicegeber gut kennen.
Maßnahmen zur Steigerung der Akzeptanz und Bekanntheit der angestrebten Veränderungen sind vorzusehen. Die Steuerungsmechanismen sollten etabliert und bei Bedarf angepasst werden.
In dieser Phase führen wir primär ein Coaching der aktiven Rolleninhaber durch.